====== Procédure générale ====== Si votre commande vise un produit qui se trouve dans la réserve 504, notez le nom du produit sur le tableau blanc et Nicolas Fix-Boulier s'en chargera (ou par mail, nicolas.fix_boulier@sorbonne-universite.fr). ===== Passer une commande ===== Les commandes sont passées par Anissa et Malika les jeudis et vendredis. Elles ne prennent en compte que les demandes reçues jusqu'au mercredi soir (sauf en cas d'urgence, comme par exemple la réparation d'un appareil).\\ Pour passer une commande il faut envoyer un email à Anissa (avec Malika en copie) avec : * Un devis PDF en pièce jointe * Le nom du contrat sur lequel passer la commande (idéalement avec le numéro eOTP) * Le code NACRES (voir plus bas) s'il n'est pas inclus dans le devis. ===== À la livraison ===== Après avoir reçu ce que vous avez commandé, vous **__devez__** signer et dater le "Bon de livraison" ("package slip") et le mettre dans la banette dans le bureau de Malika (juste à gauche en entrant). C'est la signature sur ce bon qui confirme la réception de la commande, et donc le paiement de la facture au fournisseur. \\ Sans ce bon de livraison, la facture n'est pas payée. En cas de retard de paiement, certains fournisseurs bloquent les nouvelles commandes. ====== Autres informations ====== ===== Un devis est nécessaire ===== Toute commande passée doit être accompagnée d'un devis. Un devis certifie un prix durant une certaine durée. C'est l'assurance pour SU que le montant d'une commande ne sera pas modifié entre l'envoi de la commande au fournisseur et le paiement. Pour obtenir un devis : * certains sites web proposent un devis directement après avoir validé un panier * parfois il faut contacter un commercial par email. Pour en savoir plus sur les procédures pour obtenir un devis en fonction des fournisseurs, regarder cette page. **Important** : chaque devis doit porter la mention "Sorbonne Université". Les autres mentions (labo, nom, adresse de livraison, adresse de facturation) ne sont pas obligatoires. ===== Passer par un marché ===== Pour la plupart des achats, il existe un marché (un accord tarifaire entre SU et un fournisseur) qui permet d'accéder à des tarifs négociés.\\ Pour connaître les titulaires des marchés, vous pouvez consulter: https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/achats/marches-en-cours.html \\ __**Passer par UGAP permet d'automatiquement passer par le marché.**__ La liste des marchés courants est [[fr:marche|ici]]. ===== Code NACRES ===== Un code NACRES est un code de la forme XX.00 (deux lettres et deux chiffres) qui code pour le type de commande. Par exemple MA.46 pour un filtre de microscope, ou NB.02 pour des pointes de micropipettes.\\ Une liste complète est disponible [[https://dropsu.sorbonne-universite.fr/s/qRcYa36pNnzz87r|ici]].\\ Un gros avantage d'utiliser UGAP : les codes NACRES sont inclus dans le devis. ===== Commande supérieure à 3000€ ===== Les achats supérieurs à 3000€ sont qualifiés d'"investissement". Avant d'envoyer le bon de commande, il faut d'abord faire une demande d'achat en investissement. Attention, cette procédure passe par la tour et peut durer très longtemps. Exemple: l'achat de 5 ordinateurs portables à 1000€, pour un total de 5000€, dépasse le seuil sur l'achat global mais pas sur le prix unitaire : on n'est pas dans le cadre d'un achat en investissement. Par contre, l'achat d'un microscope avec plusieurs modules __qui ne fonctionneraient pas séparément__ (avec chaque module à 1000€ et le total à 5000€) est considéré comme un investissement. ===== Commande par "carte achat"===== En cas d'urgence (commande à passer rapidement sur un site Internet), ou bien quand le règlement par carte est la seule option (souvent pour régler des frais d'inscription à une conférence), il est possible de régler par la carte achat du laboratoire. Renseignez-vous auprès de Malika. ===== Adresses de livraison et facturation ===== ==== Livraison ==== Sorbonne Univ.\\ Lab. Jean Perrin\\ Tour 32-33 4ème étage - Bureau 416\\ 7 quai Saint-Bernard\\ 75005 Paris\\ ==== Facturation Sorbonne U. ==== Sorbonne Université\\ Agence Comptable - Comptabilité Fournisseurs\\ BC 500 POLE2 25_380\\ 4 Place Jussieu\\ 75252 PARIS CEDEX 05\\ (Avec le rappel des références de la commande : 4500 XXXXXX) (Aucun code Chorus Pro n'est requis) ==== Facturation CNRS==== CNRS - SCTD – (2415)\\ 2 allée du Parc de Brabois\\ TSA1 (31001)\\ 54519 VANDOEUVRE-LES-NANCY Cedex\\ Chorus pro cnrs dr2 18008901303282 ===== Comptes ===== Sur la plupart des sites en ligne de nos fournisseurs habituels, il est possible d'obtenir un devis. Le plus souvent il faut créer un compte. Des comptes ont déjà été créés sur les sites suivants: * **Fisher Scientific** (www.fishersci.fr). Il y a un compte Sorbonne Université et un compte CNRS. * Pour SU, il faut remplir le panier, cliquer sur poursuivre la commande, bien choisir "devis" et non pas "commande". SU ne requiert pas de numéro Chorus Pro, mettre par exemple "xxx" à la place. Valider. Une demande de devis est envoyée à Fisher, qui le vérifie et le renvoie dans les 24h, à l'adresse mail Maxime Deforet. Pour obtenir le devis, demandez à Maxime, ou bien écrire un mail à Fisher. * Pour CNRS ? * **Merck-Sigma** : https://www.sigmaaldrich.com/FR/fr Vous pouvez utiliser le compte de Nicolas Fix-Boulier. L'id et mp sont disponibles sur la partie privée du site du labo, ou demandez les à Nicolas. Une fois connecté, remplissez le panier, convertir le panier en devis (visualisez le panier, cliquez sur Demander un devis), puis téléchargez le devis puis déposez le devis dans le tableau des commandes du labo. Vous pouvez également créer un compte à vous sur le site. Une fois crée, il faut relier ce compte au compte client du labo. Le plus simple est d’utiliser un bon de commande précédent (demander à Nicolas Fix-Boulier, bureau 506): avec le numéro de client et le numéro de commande, le compte du laboratoire est automatiquement lié. On peut ensuite automatiquement convertir un panier en devis. (Les identifiants et mot de passe sont disponibles sur la partie privée du site du labo: https://www.labojeanperrin.fr/?orders ) ===== Les options les moins chères ===== Pour les commandes de plastiques, équipements de labo, de bureau, etc., __l'achat sur [[ugap|UGAP]] est vivement recommandé__. C'est bien moins cher qu'ailleurs. Une visite au [[en:chemistry_shop_on_campus|SIARE (magasin de chimie)]] est recommandée également. ===== Liste des fournisseurs dans la base ===== Pour vérifier qu'un fournisseur est présent dans la base, il faut passer par [[fr:sifac|SIFAC]]. Ajouter un fournisseur dans la base est parfois long et compliqué (il faut demander les coordonnées financières du fournisseur, etc.). Si un fournisseur est absent de la base, essayez d'identifier un autre revendeur. ===== Hotline SU ===== Un numéro utile pour la comptabilité SU:\\ HOT LINE : 01.44.27.43.79 tous les jours de 14h à 16h.\\ https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/comptabilite/comptabilite-fournisseurs.html