SIFAC

SIFAC est le logiciel de gestion financière interne de SU. Les chercheurs responsables de contrats peuvent demander un accès en lecture pour suivre leur contrat en quasi-temps réél.

Attention! SIFAC est un logiciel compliqué avec une courbe d'apprentissage assez raide.

Attention! SIFAC ne permet pas d'avoir une vision en temps-réel puisque les missions ou les régularisations de paiements par carte par exemple peuvent prendre plusieurs semaines (mois) avant d’apparaître dans le système. Les montants disponibles sont donc toujours sur-évalués.

Faire une demande d'ouverture via le gestionnaire de tickets de l'université (https://hotline.sorbonne-universite.fr/glpi/index.php) avec ce formulaire (formulaire_acces_sifac_tout_metier_05_juillet_2018.doc) rempli et signé par le DU.

Par exemple:

Bonjour,

En tant que chargé de recherche CNRS au sein du Laboratoire Jean Perrin je souhaiterais avoir un accès (en lecture uniquement) à SIFAC afin de pouvoir suivre les disponibles ainsi que les commandes sur les différents contrats du laboratoire. Le centre financier correspondant est S25_38Y.

Cette demande est faite en accord avec le directeur du laboratoire, dans le but de décharger notre gestionnaire qui passe beaucoup de temps à répondre aux demandes de ce type. Je vous joins le formulaire de demande d'accès.

Bien cordialement,

On reçoit ensuite un email confirmant l'ouverture des droits. L'identifiant et le mot de passe sont ceux de l’annuaire Sorbonne-Université.

Il suffit de se connecter via votre navigateur à eBureau, où sont accessibles certaines applications Sorbonne-universite telles que SIFAC:

https://ebureau.sorbonne-niversite.fr

Il faut installer un client Citrix qui donne l'accès à eBureau par VPN.

• Pour PC : https://www.citrix.fr/downloads/citrix-receiver/windows/receiver-for-windows-latest.html
• Pour MAC : http://www.citrix.fr/downloads/citrix-receiver/mac/receiver-for-mac-latest.html
• Pour Linux: Rien (https://www.citrix.com/downloads/citrix-receiver/linux/receiver-for-linux-latest.html ?)

Attention: avant votre première connexion, il vous faut retaper ou modifier votre mot de passe dans l’annuaire afin qu’une session SIFAC vous soit ouverte. Pour cela, connectez-vous sur https://www.annuaire.upmc.fr/upmc/indexPage.upmc, allez dans Authentification, tapez votre identifiant et votre mot de passe, cliquez sur Connexion puis retapez ou modifiez votre mot de passe. Attendez 15 minutes avant de tenter la connexion à SIFAC.

Lors de l'installation de Citrix receiver, indiquez comme adresse serveur ebureau.sorbonne-universite.fr

Les objets de base de SIFAC pour les différentes tâches s'appellent des transactions, mais le nom est très mal choisi car une transaction SIFAC n'est ni associée à des entités spécifiques ni à un moment donné.

Pour savoir si un fournisseur est dans la base.

TO DO

Pour avoir le bilan sur un contrat.

TO DO

Pour suivre les dépenses sur un contrat.

TO DO

Attention!

• Avant 2018 il faut aller dans: Base production P6
• Après 2018 il faut aller dans: Base production SU

• Cliquer sur la transaction “Fournisseurs”.
• Vérifier que les champs “Société” et ““Organisation d'achats” sont bien à 1010
• Laisser le champ “Fournisseur” vide et cliquer sur l'icône à sa droite

• Rentrer votre recherche dans le champ “Nom”. Les étoiles servent de joker multi-symboles.

• A la validation, le résultat apparaît.

• Cliquer sur la transaction “Bilan”
• A remplir:
  • Périmètre financier: 1010
  • Exercice comptable: 2019
  • Leger contr. dispo.: ZP
  • Sélectionner Adresses budgetaires
  • Centre financier: S25_38Y
  • Programme financem.: [ Identifiant_du_contrat ]
  • Exécuter (F8, ou icône horloge avec checkmark en haut à gauche)

• Cliquer sur la transaction “Dépenses”
• A remplir:
  • Centre: S25_38Y*
  • Elément d’OTP: [ Identifiant_du_contrat ]
  • Date document: 01.01.2018 au 31.12.2019
  • Exécuter (F8, ou icône horloge avec checkmark en haut à gauche)

Si vous avez des difficultés sur SIFAC, vous pouvez soit :

• Demander à la gestionnaire du laboratoire
• Ouvrir un Ticket Assistance (http://hotline.sorbonne-universite.fr, Catégorie : Assistance SIFAC) que traitera le Centre de Compétences SIFAC et qui est là pour vous aider à gérer vos problèmes et vos questions sur cet outil de gestion financière et comptable.
• Envoyer un mail à votre DFA qui est là pour vous aider à résoudre vos problèmes « Métier ».

Pour toute question concernant les formations Sifac (Initiations Outil, Achats, Missions, Ventes), vous pouvez contacter le Bureau de la Formation des Personnels (bfp@sorbonne-universite.fr) qui vous transmettra les prochaines dates disponibles.