Si votre commande vise un produit qui se trouve dans la réserve 504, notez le nom du produit sur le tableau blanc et Nicolas Fix-Boulier s'en chargera (ou par mail, nicolas.fix_boulier@sorbonne-universite.fr).
Les commandes sont passées par Anissa et Malika les jeudis et vendredis. Elles ne prennent en compte que les demandes reçues jusqu'au mercredi soir (sauf en cas d'urgence, comme par exemple la réparation d'un appareil).
Pour passer une commande il faut envoyer un email à Anissa (avec Malika en copie) avec :
Après avoir reçu ce que vous avez commandé, vous devez signer et dater le “Bon de livraison” (“package slip”) et le mettre dans la banette dans le bureau de Malika (juste à gauche en entrant). C'est la signature sur ce bon qui confirme la réception de la commande, et donc le paiement de la facture au fournisseur.
Sans ce bon de livraison, la facture n'est pas payée. En cas de retard de paiement, certains fournisseurs bloquent les nouvelles commandes.
Toute commande passée doit être accompagnée d'un devis. Un devis certifie un prix durant une certaine durée. C'est l'assurance pour SU que le montant d'une commande ne sera pas modifié entre l'envoi de la commande au fournisseur et le paiement. Pour obtenir un devis :
Pour en savoir plus sur les procédures pour obtenir un devis en fonction des fournisseurs, regarder cette page.
Important : chaque devis doit porter la mention “Sorbonne Université”. Les autres mentions (labo, nom, adresse de livraison, adresse de facturation) ne sont pas obligatoires.
Pour la plupart des achats, il existe un marché (un accord tarifaire entre SU et un fournisseur) qui permet d'accéder à des tarifs négociés.
Pour connaître les titulaires des marchés, vous pouvez consulter:
https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/achats/marches-en-cours.html
Passer par UGAP permet d'automatiquement passer par le marché.
La liste des marchés courants est ici.
Un code NACRES est un code de la forme XX.00 (deux lettres et deux chiffres) qui code pour le type de commande. Par exemple MA.46 pour un filtre de microscope, ou NB.02 pour des pointes de micropipettes.
Une liste complète est disponible ici.
Un gros avantage d'utiliser UGAP : les codes NACRES sont inclus dans le devis.
Les achats supérieurs à 3000€ sont qualifiés d'“investissement”. Avant d'envoyer le bon de commande, il faut d'abord faire une demande d'achat en investissement. Attention, cette procédure passe par la tour et peut durer très longtemps.
Exemple: l'achat de 5 ordinateurs portables à 1000€, pour un total de 5000€, dépasse le seuil sur l'achat global mais pas sur le prix unitaire : on n'est pas dans le cadre d'un achat en investissement. Par contre, l'achat d'un microscope avec plusieurs modules qui ne fonctionneraient pas séparément (avec chaque module à 1000€ et le total à 5000€) est considéré comme un investissement.
En cas d'urgence (commande à passer rapidement sur un site Internet), ou bien quand le règlement par carte est la seule option (souvent pour régler des frais d'inscription à une conférence), il est possible de régler par la carte achat du laboratoire. Renseignez-vous auprès de Malika.
Sorbonne Univ.
Lab. Jean Perrin
Tour 32-33
4ème étage - Bureau 416
7 quai Saint-Bernard
75005 Paris
Sorbonne Université
Agence Comptable - Comptabilité Fournisseurs
BC 500 POLE2 25_380
4 Place Jussieu
75252 PARIS CEDEX 05
(Avec le rappel des références de la commande : 4500 XXXXXX)
(Aucun code Chorus Pro n'est requis)
CNRS - SCTD – (2415)
2 allée du Parc de Brabois
TSA1 (31001)
54519 VANDOEUVRE-LES-NANCY Cedex
Chorus pro cnrs dr2 18008901303282
Sur la plupart des sites en ligne de nos fournisseurs habituels, il est possible d'obtenir un devis. Le plus souvent il faut créer un compte. Des comptes ont déjà été créés sur les sites suivants:
Vous pouvez utiliser le compte de Nicolas Fix-Boulier. L'id et mp sont disponibles sur la partie privée du site du labo, ou demandez les à Nicolas. Une fois connecté, remplissez le panier, convertir le panier en devis (visualisez le panier, cliquez sur Demander un devis), puis téléchargez le devis puis déposez le devis dans le tableau des commandes du labo.
Vous pouvez également créer un compte à vous sur le site. Une fois crée, il faut relier ce compte au compte client du labo. Le plus simple est d’utiliser un bon de commande précédent (demander à Nicolas Fix-Boulier, bureau 506): avec le numéro de client et le numéro de commande, le compte du laboratoire est automatiquement lié. On peut ensuite automatiquement convertir un panier en devis.
(Les identifiants et mot de passe sont disponibles sur la partie privée du site du labo: https://www.labojeanperrin.fr/?orders )
Pour les commandes de plastiques, équipements de labo, de bureau, etc., l'achat sur UGAP est vivement recommandé. C'est bien moins cher qu'ailleurs. Une visite au SIARE (magasin de chimie) est recommandée également.
Pour vérifier qu'un fournisseur est présent dans la base, il faut passer par SIFAC. Ajouter un fournisseur dans la base est parfois long et compliqué (il faut demander les coordonnées financières du fournisseur, etc.). Si un fournisseur est absent de la base, essayez d'identifier un autre revendeur.
Un numéro utile pour la comptabilité SU:
HOT LINE : 01.44.27.43.79 tous les jours de 14h à 16h.
https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/finances/comptabilite/comptabilite-fournisseurs.html